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Versionsstufe 2.0 gestartet
Änderungen bei RO.CAS
Nach knapp zwei Jahren Erfolgsgeschichte erreicht die "Richtig Ordentliche Club Administrations Software (=RO.CAS) die Versionsstufe 2.0. War 1.x die Basis, die bereits seit Anfang gut funktionierte, in der normalen Handhabung schon sehr früh fehlerfrei arbeitete, kommt nun die technisch, inhaltliche und anwender-freudliche Weiterentwicklung.
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Viele Verbesserungen ergeben sich aus Beobachtungen von Fragen und Anregungen aus Benutzerkreisen. Nach wie vor das oberste Ziel ist: RO.CAS soll intuitiv-einfach für normale Computer Laien bedienbar, schnell erlernbar sein und in der regelmäßigen Arbeit eine erhebliche zeitliche Entlastung für den Clubsekretär bringen. Ehrenämter sollen nicht durch zeitfressende Arbeiten unattraktiv werden, sondern im Gegenteil durch Methoden wie RO.CAS mit einem "vertretbaren Aufwand" auch für jedes Mitglied im Club möglich sein.
Die Dicos bedanken sie bei dieser Gelegenheit bei den vielen mitarbeitenden, mitdenkenden Rotariern in allen Distrikten. Ohne diese "community" wäre RO.CAS nicht das großartige Arbeitsmittel, was es heute darstellt. Machen Sie weiter mit, bringen Sie sich ein: Das RO.CAS-Forum (ro-cas.de/forum) ist die Plattform für alle, um
mitzumachen, mitzuwirken. Hier finden Sie immer die aktuellsten Nachrichten und Informationen.
Die wichtigsten Änderungen:
1. Mitgliederbroschüre vorab bereits im Dezember als Beta veröffentlicht, nun in der fertigen Version
2. Wochenberichte:
Newsletter wurde völlig neu programmiert, um jetzt und in Zukunft mehr Flexibilität zu ermöglichen. Die zwei Varianten Newsletter (genannt Classic) und Newsletter Easy sind nun zusammengelegt in eine einzige
Version "Newsletter". Damit ist gewährleistet, dass nur ein Entwicklungsstand besteht und man nicht an zwei Baustellen arbeiten muss. Der hohe Grad an Flexibilität ermöglicht es den Club, "ihren" Wochenbericht zu erstellen. Das bezieht sich vor allem auf
– Hauptspalte: Reihenfolge und Position von Regularien, Präsenz-tabelle und Programm;
– Linke Seitenspalte: Reihenfolge der Objekte in der (Bild/
Bildunterschrift, Clubinfo, Terminvorschau, Geburtstage).
Es gibt nun zwei Varianten für die Präsenztabellenposition:
– Standard: immer oben auf der 2. Seite
– Optional: immer oben auf der 1. Seite
Wir haben die Präsenztabelle auf die Hauptspalte begrenzt, nicht mehr über die gesamte Breite. Das hat wichtige technische Gründe, um überhaupt die Flexibilität zu erreichen. Damit ist die Präsenztabelle nun 3-spaltg, statt 5-spaltig. Um Platz zu gewinnen, sind nun die Zusatzblöcke "Zusatzpräsenzen" stärker in die Tabelle iintegriert worden, außerdem werden Zeilen, wie Gäste nur gedruckt, wenn es Meldungen dazu gibt.
Wir empfehlen, die Präsenzen auf Seite 2 zu legen, um auf Seite 1 die Regularien und Programmtexte (=Vortrag) platzieren zu können.
Völlig neu und sehr flexibel ist nun die Reihenfolge der beiden großen Textblöcke Programm und Regularien.
Zunächst einmal können Sie wählen, was zuerst erscheint: das Programm oder die Regularien. Erscheinen die Präsenzen auf Seite 2, dann können die Darstellungsformen und Reihenfolge genau so erstellt werden, wie bislang im Newsletter Classic. Diese Einstellung gilt als "Standard".
Vorteilhaft neu ist nun, dass Sie bestimmen können bei Programm, was als Einführung auf Seite 1 erscheint und was dann anschließend auf Seite 2 erscheint. Das hat auch den großen Vorteil, dass Sie am Ende der Einführung einen Hinweis schreiben können: "Lesen Sie weiter auf Seite 2..." Damit ist für den Leser klar, dass noch Texte folgen. Das gleiche kann dann an der Weiterführung stehen: "weiter von Seite 1" Regularien schließen sich dann nach der Einführung auf Seite 1 an. Sind sie länger als der Platz auf Seite 1, dann werden sie automatisch auf Seite 2 umbrochen, beginnen dann unter der Präsenzliste. Danach kommt dann der Block Programm (Seite 2 ff.) und die weiteren Textblöcke "Sonstiges" und "Weiteres".
Die Eingabemaske Programm hat also neuerdings zwei Eingabefelder für Text:
– Programm (Einführung)
– Programm (Fortsetzung)
Linke Spalte: auch hier können Sie die 4 Blöcke in beliebiger Reihenfolge anordnen. Auch hier gibt es eine
Standardeinstellung:
– Bild und Bildunterschrift ("Referentenfoto" genannt)
– Clubinfos (Präsident, Sekretär, Adressen, Kontoinformation, Externes Sekretariat, Meetinginfos)
– Terminvorschau (Anzahl der angezeigten Termine auswählbar, wie bisher)
– Geburtstage (einstellbar wie bisher)
Die linke Spalte umbricht selbständig, es gibt daher keinen Überlauf mehr. Allerdings muss man aufpassen, dass es keine ungewollten Umbrüche gibt. Vor allem die Größe des Bildes kann zu uner-wünschtem Umbruch der Clubinfo führen. Bilder sollten möglichst im Querformat dargestellt werden, also breiter als hoch, dann sollte es
immer klappen. (hängt stark davon ab, wie viel Text Sie für die Meetinginfos und Konteninfo benötigen. Gibt es nur ein Bankkonto, dann brauchen Sie wenig Platz, bei 3 Konten kann es eng werden...
Die Präsenztabelle sollte nun auch sehr große Clubs mit mehr als 150 Mitgliedern korrekt darstellen.
Weitere Änderungen und Verbesserungen/Fehlerbeseitigungen:
Eine Menge an kleinen und größeren Fehlern oder Unzulänglichkeiten sind nun behoben worden. Vieles dreht sich um die richtige Darstellung von Namen mit Präfix, Akademischen Titeln nachgestellt, Adelstiteln, Ehrenmitgliedern, also die vielen Sonderfälle, die nicht ganz einfach zu handhaben. Hoffentlich haben wir nun damit mal einen besseren Stand erreicht – wenn es immer noch Fehler dort geben sollte, bitte sofort Hinweise, am besten ins Forum (ro-cas.de/forum) schreiben. Das wirkt am schnellsten und informiert gleichzeitig alle anderen Leser des Forums.
Bitte beachten Sie die Änderungshinweise beim LOGIN von RO.CAS für eine komplette Liste der durchgeführten Änderungen. Die Online-Anleitung ist weitgehend angepasst auf die Neuheiten bzw. wird noch weiter angepasst.
Hier in Kurzform einige Neuheiten/Änderungen:
– Präsenzrechnung Club ist nun korrekt und auch zeitlich in vertretbarem Umfang erstellbar
– Präsenzdarstellung im Distrikt ist nun ebenfalls korrekt und sofort abrufbar (jeweils Stand vom Ende des Vortags ist dort abrufbar)
– die Erstellung des MGV 2009 ist vorbereitet und eingearbeitet. Die Vorschau MGV ist das wichtigste Instrument für den Sekretär. Die Mitgliederangaben sind schon weitgehend perfekt, die Vorschau auf
die Clubdaten für das Mitgliederverzeichnis (inkl. Vorstand und Altpräsidenten etc.) kommt noch rechtzeitig für die Kampagne 2009.
Vieles ist übersichtlicher und klarer gemacht worden: Das betrifft neue Tabs in der Präsenzbefreiung/Beurlaubung, Darstellung des Hochladens von Dokumenten, Pflichtfelder für die Eingabe bei E-Mail-Betreff, also alles Punkte, die nicht falsch waren, aber in der Bedienung
oft zu Fehlern führten, da sie vergessen oder nicht verstanden wurden. Auch die Sprachenlisten wurden erweitert/ergänzt. Nun können auch alle Kisuaheli-sprechenden Mitglieder richtig im Mitgliederverzeichnis erscheinen.
Hierzu gehört auch der Bereich Mitglied / Ehemalige Mitglieder. Die Übersicht enthält nun alle, auch wieder inklusive der als "Gelöscht" markierten Datensätze. Daneben finden Sie nun Reiter für die drei "echten" Ehemaligen: Verstorben, Clubwechsel, Austritt. Nochmal zur Verdeutlichung: Löschen (oder bislang auch Deaktivieren
genannt) darf man nur für falsche Datensätze benutzen. Mitglieder dürfen nie gelöscht werden, sie bleiben "ewig" im Clubarchiv. Dies ist auch erforderlich, um die Daten korrekt zu erhalten (z.B. für alle anderen Archivformen, wie Vorstandsarchiv und Wochenberichts-archive).
Eines der wichtigsten Neuigkeiten ist für die meisten Clubs sicherlich die Mitgliederbroschüre. Das ist nun nach ersten Erfahrungen der Betaversion seit dem 18.12. 2008 nun fehlerbereinigt bzw. optisch korrekt erstellt worden. Die ganz große Zustimmung und Begeisterung in den Clubs zeigt, dass hier mal wieder in RO.CAS etwas Wichtiges für die Clubs dazugekommen ist.
Ganz im Hintergrund z.B. auch eine wichtige Sache: Das Wochenberichts-Archiv hat nun nicht nur Datum und Thema, sondern auch den Referenten angegeben. Damit ist das eine sehr schöne Übersicht auch langfristig. Es gibt schon Clubs, die dort im dritten Jahr ihre Wochenberichte archiviert haben – eine perfekte Art, das Clubleben zu dokumentieren. Daraus wird es auf Dauer sicher noch weitere Möglichkeiten geben. Wenn Sie Anregungen und
Ideen dazu haben: bitte immer ins Forum setzen!
Adress- und Geburtstagslisten: Diese sind nun deutlich brauchbarer und weiter perfektioniert worden. Ganz neu ist dabei parallel auch die Ausgabe als Excel-Liste. Dann können Sie eine eigene Form der Veröffentlichung oder des Drucks wählen, wenn Ihnen der Standard nicht ausreicht. Excel-Output wird in Zukunft noch an weiteren Stellen
Verwendung finden, das macht das Umgehen mit den Daten aus RO.CAS einfacher.
Präsenzerfassung: Dies wurde nun noch einmal etwas übersichtlicher gestaltet, dennoch ist es vielleicht immer noch etwas komplex für den Anfänger. Daher hier kurz erläutert, was wo gemacht wird:
– Meetingpräsenzen: Eingabe und Änderung im jeweiligen Wochenbericht
– Zusatz-/Auswärtspräsenzen (einzeln pro Mitglied): Eingabe und Änderung immer im Wochenbericht
– Sonderveranstaltungs- und Vorstandspräsenzen: immer unter Präsenz / Sonder-/Vorstands
Anmeldeverfahren: Diese letzte Form enthält gleichzeitig noch folgendes:
– Eingabe und Erfassung aus RO.WEB von Anmeldungen
– Ausdruck einer Umlaufliste für den Eintrag im Club beim Meeting für die Anmeldung
– die gleiche Liste dient auch dem Sekretär zum manuellen Eintrag der Teilnehmer bei der Veranstaltung
Das wird oft in den Clubs übersehen. Wenn Sie das Anmeldeverfahren über RO.WEB noch nicht benutzen, verpassen Sie eine wichtige Erleichterung der organisatorischen Arbeiten im Club. Es lohnt sich sehr!
Auch einige wesentliche Verbesserungen für den Distrikt gibt es. Das allerwichtigste ist eine neue Form der E-Mail-Kommunikation mit den Clubs. Der Distrikt kann nun E-Mail-Empfänger nach Vorstandsamt, Gebiet und Clubs filtern: das heißt so direkt wie möglich E-Mail an die wirklich "Betroffenen" senden. Es soll vermieden werden, dass zuviel nicht relevante Information verbreitet wird. Nach wir vor hat der Distrikt nur die E-Mails zur Verfügung, die der Club gepflegt, d.h. die Vorstandsämter werden immer mit der im Club hinterlegten (für den Distrikt so nicht transparenten) Adresse angeschrieben. Das ist sicher die bestmögliche Adressenpflege. Nur müssen Sie im Club
beachten, dass alle Vorstandsämter auch per E-Mail erreichbar sind. Das geht auch über die Einrichtung einer Hilfsadresse über RO.WEB, selbst wenn das Vorstandsmitglied keinen eigenen E-Mail-Anschluss besitzt.
Zusammenfassend: RO.CAS 2.0 ist ein weiterer Meilenstein in der Erfolgsgeschichte dieses Programms. Die breite Akzeptanz und vielfache Begeisterung der Sekretäre (immer nach anfänglichem, verständlichen Murren über das "Neue") und anderer beflügelt die Dicos, die im wesentlichen dieses Konzept gemeinsam entwickelt haben, fortzufahren und das Fernziel RO.CAS 3.0 anzugehen. Wir zählen auf Ihre Mitarbeit und Unterstützung.
Aufgestellt durch Herwig Niggeman, DICO-Sprecher (27. Januar 2009)
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Freitag, 30. Januar 2009/GK
Letzte Änderung: 30.01.09/GK
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